补充材料提交需要准备什么？一篇文章讲清实用方法

补充材料提交需要准备什么？一篇文章讲清实用方法 ——按实际投稿场景整理准备清单，帮助作者明确材料、时间和核验重点

关键词： 补充材料；补充材料提交；准备清单；论文科普；投稿技巧；学术规范

摘要

补充材料是论文正文之外，用于提供扩展方法、附加结果、完整研究工具、数据说明、分析代码、补充图表或影音资料的投稿文件。规范准备补充材料，不能只把正文中放不下的内容集中打包上传，还需要提前整理最终数据、分析记录、图表源文件、变量说明、版权授权、伦理材料、匿名版本和期刊技术要求。实践中，部分作者直到投稿前才临时整理附件，容易出现正文引用与文件编号不对应、样本量和统计结果不一致、代码包含本地路径、数据残留个人信息、问卷量表缺少公开许可，以及文件格式无法正常读取等问题。本文围绕研究价值、问题清晰度、资料可得性、方法可行性、创新空间和成果边界六项标准，说明补充材料提交前需要准备的核心内容，并提出“确认提交范围—整理原始资料—建立文件结构—完成合规处理—进行跨文件复核”的五步判断法。文章同时梳理常见误区和投稿前自查清单，帮助本科生、研究生和科研人员建立必要、完整、清晰、可追溯且符合期刊要求的补充材料准备流程。

引言

补充材料通常对应Supplementary Material、Supporting Information、Online Appendix或Additional File，是随论文正文一并提交，但通常不占用正文主体版面的研究资料。

常见补充材料包括详细不对应、样本量和统计结果不一致、代码包含本地路径、数据残留个人信息、问卷量表缺少公开许可，以及文件格式无法正常读取等问题。本文围绕研究价值、问题清晰度、资料可得性、方法可行性、创新空间和成果边界六项标准，说明补充材料提交前需要准备的核心内容，并提出“确认提交范围—整理原始资料—建立文件结构—完成合规处理—进行跨文件复核”的五步判断法。文章同时梳理常见误区和投稿前自查清单，帮助本科生、研究生和科研人员建立必要、完整、清晰、可追溯且符合期刊要求的补充材料准备流程。

引言

补充材料通常对应Supplementary Material、Supporting Information、Online Appendix或Additional File，是随论文正文一并提交，但通常实验步骤、完整检索策略、补充统计分析、敏感性分析、稳健性检验、附加图表、调查问卷、访谈提纲、变量字典、数据说明、程序代码、音频、视频和其他能够帮助理解或复核研究的文件。

补充材料的作用是扩展正文，而不是替代正文。论文中的核心研究问题、基本研究设计、主要样本信息、关键方法、核心结果和结论依据，仍应在正文中得到充分说明。即使读者不打开附件，也应能够理解研究如何开展、主要发现是什么，以及结论适用于什么范围。

实际准备中，补充材料的问题往往不是“没有内容”，而是材料过多、版本混乱和边界不清。作者可能把统计软件的所有输出直接上传，把旧版本图表和最终结果混在同一文件中，或者将含有姓名、单位、账号和内部路径的数据及代码对外公开。

补充材料还可能在论文发表后长期公开，因此应按照正式学术成果的标准进行准备。文件中的数字、图片、代码和研究工具都应真实准确，隐私、伦理和版权问题也不能因其位于附件中而被忽视。

不同期刊对补充材料的文件类型、数量、大小、编号、命名、匿名处理、同行评审范围和公开方式可能存在差异。涉及具体提交要求时，应以目标期刊官网、作者指南、正式投稿系统、相关数据库和所在单位最新政策为准。

一、补充材料提交前需要核查的六项论文标准 （一）研究价值：准备真正有助于理解和复核的内容

补充材料首先应具有明确的信息价值。不是所有研究过程文件都需要提交，也不是正文放不下的内容都适合转入附件。

适合作为补充材料的内容，通常能够帮助审稿人或读者进一步理解研究过程、核查分析结果或重复研究。例如，系统综述的完整检索式、问卷研究的变量编码表、实验研究的详细操作步骤、统计研究的稳健性检验，以及复杂模型的附加诊断结果。

准备时可以逐项判断：该材料是否与论文核心问题直接相关，是否提供正文无法完整呈现的必要细节，是否能够增强研究透明度。

如果材料只是重复正文内容、软件默认输出、没有解释的中间文件或与论文主线无关的分析结果，就没有必要提交。

补充材料的价值不在数量，而在作用。每一份文件、每一张补充图表和每一项附加分析都应能够回答一个清楚的问题。

（二）问题清晰度：准备正文与附件的对应关系

补充材料必须与论文正文建立明确、稳定的引用关系。

作者应提前整理补充文件目录，明确每份材料的名称、编号、用途和正文引用位置。例如，正文提到“详细变量定义见补充表S1”，则补充文件中必须存在标题和内容完全对应的表S1。

补充图、补充表、补充方法和附加文件应使用清晰编号，并与正文图表区分。具体采用“S1”“Appendix 1”还是其他形式，应按照目标期刊要求处理。

每份补充材料内部也应具有基本独立可读性。标题、图题、表题、变量名称、单位、缩写、统计符号和数据表达方式，应得到必要说明。

不能只依靠文件名表达内容。例如，一个名为“结果补充版最终2”的文件，不足以让审稿人判断其用途。文件内部应有正式标题和结构。

准备阶段还应检查正文中的所有补充材料引用是否准确，避免出现引用了不存在的附件，或者上传了正文从未提及的文件。

（三）资料可得性：准备完整、可追溯的原始材料链条

补充材料中的数据、图表、代码和研究工具，应能够追溯到原始资料和最终分析过程。

作者应整理原始数据、清理数据、变量说明、统计输出、分析代码、绘图源文件和原始图片。补充材料中的结果必须来自论文最终使用的数据和模型，不能混入早期分析版本。

若提交数据文件，应准备变量字典，说明变量名称、含义、编码方式、单位、缺失值标记和必要的数据处理规则。没有变量说明的数据，即使公开，也可能难以理解和使用。

若提交分析代码，应准备运行顺序、软件环境、依赖包、输入文件和输出内容的基本说明。代码应能够与论文方法和结果相对应，而不是提交未经整理的测试脚本。

问卷、访谈提纲、量表和测评工具应保存正式版本，并核查来源、版本和许可条件。研究中获得使用权，不一定意味着可以将完整工具公开发表。

图片、音频和视频材料应保留原始文件、处理记录和必要的生成信息，避免只能提供压缩后的最终版本而无法追溯来源。

（四）方法可行性：准备可正常读取和长期使用的文件

补充材料不仅要内容准确，还应具备实际可用性。

作者需要确认文件格式是否被投稿系统接受，文件大小是否符合限制，打开后是否存在乱码、公式丢失、图片模糊、表格错位、代码编码异常或媒体无法播放等问题。

数据文件宜采用较通用的格式，并附必要说明。代码文件应避免依赖只有作者本人才能访问的本地路径、私人服务器或专用环境。

若材料包含多个文件，应按照期刊规定判断是否可以合并为一个PDF、分别上传，或者使用压缩文件。不能为了方便自行打包，却忽视投稿系统的文件类型要求。

外部链接应谨慎使用。临时网盘、个人云盘和私人服务器地址可能失效，也可能存在访问权限问题。是否允许使用外部仓储或数据平台，应以期刊要求为准。

所有补充材料都应在最终上传前重新打开检查，而不能只检查作者电脑中的源文件。

（五）创新空间：准备对主要结论有合理支撑的扩展分析

补充材料可以展示扩展结果和附加验证，但应明确主要分析与探索性分析之间的区别。

预先设定的核心分析、决定论文结论的关键结果和最重要的创新证据，应在正文中得到清楚呈现。补充材料适合放置详细模型结果、替代变量分析、敏感性分析和其他辅助性证据。

探索性分析应明确标识，不能被包装成预先设计的主要分析。事后形成的亚组结果、额外变量关系和新发现，应采用克制表述，并说明其需要进一步验证。

准备补充分析时，还应避免只保留支持预期结论的结果。若不同模型、不同样本处理或不同参数设定产生不一致结果，应根据研究目的和透明度要求进行合理报告。

补充材料可以增强论文贡献的可信度，却不能通过增加分析数量制造创新，也不能用附件隐藏影响核心结论的不利结果。

（六）成果边界：准备隐私、伦理和版权处理材料

补充材料可能与论文一起公开，因此应提前准备隐私、伦理和版权核查记录。

数据文件中应删除姓名、联系方式、身份证明、精确地址和其他直接身份信息。同时，还应评估年龄、地点、日期、机构、职业和其他变量组合形成的间接识别风险。

涉及患者、未成年人、企业内部信息、访谈文本和未公开数据库时，应核查伦理审批、知情同意、数据使用协议和保密条款是否允许公开。

匿名评审阶段，还应准备去除作者姓名、单位、项目名称、实验室标志、文件属性、修订记录和其他可识别信息的版本。具体匿名范围应以期刊规定为准。

第三方图片、地图、量表、软件界面和数据库截图可能涉及版权。注明来源并不一定代表可以公开发布，必要时应准备正式许可或授权文件。

代码中也可能包含用户名、邮箱、账号、访问令牌、数据库密码和服务器地址，应在提交前彻底清理。

二、补充材料提交需要准备的主要内容 （一）补充材料目录

应建立完整目录，列明每份文件的编号、正式名称、内容类型、用途和正文引用位置。

目录有助于发现编号缺失、内容重复和文件遗漏，也便于作者团队统一管理。

（二）最终论文版本

补充材料必须与最终论文相匹配。论文题目、样本量、变量、模型和结果发生变化后，应同步更新附件。

不能使用旧版论文对应的补充材料进行最终投稿。

（三）补充方法文件

补充方法可以包括详细实验步骤、仪器参数、数据处理流程、变量构建方式、检索策略和研究工具说明。

正文仍应保留理解研究所必需的核心方法。

（四）补充图表文件

补充图表应采用独立编号，并具有完整图题、表题、图注和表注。

每项数据应与正文和最终分析结果一致，源文件也应完整保存。

（五）附加分析结果

可以准备稳健性检验、敏感性分析、替代模型、附加亚组分析和模型诊断结果。

应说明哪些属于预先设定分析，哪些属于探索性分析，避免混淆证据层级。

（六）研究工具及说明

问卷、访谈提纲、观察表、编码手册和测评工具，应使用正式版本，并说明来源、适用对象和必要的使用许可。

版权受限工具不能未经许可完整公开。

（七）数据文件和变量字典

数据公开前，应完成匿名化和必要整理，并附变量名称、含义、类型、单位、编码和缺失值说明。

原始数据不能在未经风险评估的情况下直接上传。

（八）分析代码及运行说明

代码应与最终分析一致，并附软件版本、依赖包、运行顺序和输入输出说明。

提交前应删除无关测试代码、本地路径、账号、密码和访问令牌。

（九）图片、音频和视频材料

应准备符合期刊要求的格式和大小，并核查清晰度、播放效果、字幕、隐私及版权。

必要时应保存原始文件、处理记录和授权材料。

（十）伦理与知情同意材料

需要确认伦理审批是否覆盖数据共享、图片展示和材料公开。

知情同意仅允许研究使用时，不能擅自扩展为公开发布。

（十一）版权和许可证明

涉及量表、图片、地图、数据库截图和第三方材料时，应准备许可说明或授权文件。

即使由作者重新绘制，也要核查是否仍需标注来源。

（十二）匿名版本

双盲或其他匿名评审模式下，应准备去除可识别信息的附件版本。

文件属性、批注、路径和隐藏内容同样需要检查。

（十三）目标期刊技术要求清单

应整理期刊接受的文件类型、大小限制、文件命名、编号方式、上传栏目、匿名要求和公开方式。

改投其他期刊时，应重新准备，不能直接沿用。

（十四）最终上传文件和版本记录

应明确区分源文件、内部审阅版、匿名版和最终上传版。

文件名、版本号和日期应清楚，防止错传旧稿。

三、补充材料提交的五步判断法 第一步：确认需要提交的内容范围

根据研究设计、论文正文和目标期刊要求，区分必须保留在正文的内容、适合放入补充材料的内容，以及无需提交的过程文件。

研究问题、核心方法、主要结果和结论依据应留在正文。扩展方法、附加分析、完整工具和辅助图表可以进入附件。

第二步：整理原始资料和最终分析版本

将每份补充材料对应到原始数据、分析代码、统计输出、研究工具或原始图片。

确认样本量、变量、模型和结果均来自最终版本。来源不明或无法追溯的内容不应直接提交。

第三步：建立清晰的文件结构

按照补充方法、补充图表、数据、代码、工具和多媒体材料分类整理。

统一编号、标题和文件名，并在正文中设置准确引用。必要时制作补充材料目录和简要说明。

第四步：完成技术和合规处理

逐项检查文件格式、大小、清晰度、可读性和运行情况。

删除身份信息、本地路径、账户信息、批注、修订记录和隐藏内容；同时核查伦理、知情同意、版权和公开许可。

第五步：完成跨文件和责任复核

交叉核对正文、补充材料、投稿信和投稿系统中的文件名称、编号、样本量、变量和统计结果。

通讯作者、数据负责人和材料制作者应共同确认最终版本。提交后保存源文件、上传文件和系统回执。

四、补充材料准备中的常见误区 （一）正文放不下的内容都应整理为附件

补充材料也需要具有明确研究价值。与论文主线无关或重复的内容应删除。

（二）只准备附件，不检查正文是否完整

正文必须能够独立说明核心研究内容，不能只依靠补充材料维持完整性。

（三）直接上传统计软件全部输出

软件原始输出通常冗余且缺乏解释，应根据研究问题进行筛选和整理。

（四）只准备最终PDF，不保存源文件

缺少源文件会增加返修、纠错和重新生成的难度。

（五）数据文件不需要变量说明

缺乏变量字典的数据难以理解，也可能造成错误使用。

（六）代码能运行就可以提交

代码还应与最终分析一致，删除敏感路径和账号，并附必要运行说明。

（七）删除姓名后数据就完成匿名化

多个间接变量组合仍可能识别个体，需要进行更完整的风险评估。

（八）研究中使用过的量表都可以公开

获得研究使用权并不等于获得公开传播权，应核查版权和授权范围。

（九）文件名清楚即可，不需要正文引用

正文应明确引用每一份补充材料，说明其具体作用。

（十）补充文件可以使用正文图表编号

正文与附件通常需要相互区分的编号体系，具体以期刊要求为准。

（十一）匿名评审只处理正文

补充文件中的作者信息、单位名称、文件属性和本地路径同样可能暴露身份。

（十二）外部链接可以代替正式文件

临时链接可能失效或受权限限制，不能随意替代投稿系统要求的附件。

（十三）正文更新后只改附件中的个别数字

样本、模型或方法发生变化时，应整体核对所有补充内容，而不是局部手工修改。

（十四）准备材料越多越能体现透明度

透明度取决于材料是否必要、准确、可理解和可使用，而不是文件数量。

（十五）期刊系统能够上传就说明符合要求

系统接收只代表技术上传成功，不代表内容、伦理、版权和匿名处理合格。

（十六）准备充分可以保证录用

补充材料规范只能减少信息和程序风险，不能替代论文质量、期刊适配和同行评议。

五、开题或投稿前自查清单 （一）开题及研究实施阶段 是否提前规划可能形成的补充材料。 是否保存完整研究方案和详细方法。 原始数据是否妥善保存。 数据清理过程是否形成记录。 变量编码和计算方式是否保存。 是否保留统计输出和分析代码。 是否保存问卷、访谈提纲和观察工具的正式版本。 研究工具来源和许可是否明确。 图片、音频和视频是否保留原始文件。 多媒体材料的生成时间和设备信息是否记录。 是否保存完整检索策略和筛选记录。 是否区分主要分析和探索性分析。 伦理审批是否覆盖材料使用范围。 知情同意是否涉及共享和公开。 第三方材料是否提前核查版权条件。 是否建立统一文件命名和版本管理规则。 （二）补充材料准备及投稿前 是否查看目标期刊最新作者指南。 期刊是否接受补充材料。 是否确认可接受的文件类型。 是否确认文件数量和大小限制。 补充材料是否参与同行评审。 补充材料是否会随论文公开。 是否建立补充材料目录。 每份文件是否具有明确用途。 是否保留正文中的核心研究问题。 是否保留正文中的基本研究设计。 是否保留正文中的主要结果。 是否保留正文中的关键结论依据。 是否删除与论文主线无关的文件。 是否删除重复和冗余材料。 正文是否引用所有补充材料。 补充文件是否都有正文对应位置。 文件名称是否正式清楚。 补充图表是否使用独立编号。 编号是否连续且无重复。 图题、表题和注释是否完整。 缩写和统计符号是否得到解释。 补充内容是否来自最终论文版本。 样本量是否与正文一致。 变量名称是否与正文一致。 方法和模型是否与正文一致。 统计结果是否与正文一致。 探索性分析是否明确标识。 是否避免选择性保留有利结果。 数据是否完成整理和匿名化。 是否附有变量字典。 是否说明缺失值和编码规则。 代码是否对应最终分析。 是否附有代码运行说明。 是否说明软件版本和依赖环境。 代码是否删除本地路径。 代码是否删除账号、密码和访问令牌。 是否删除直接身份信息。 是否评估间接身份识别风险。 文档批注和修订记录是否清除。 隐藏工作表、行列和图层是否检查。 文件属性是否删除作者信息。 匿名版附件是否符合期刊要求。 问卷和量表是否允许公开。 第三方图表是否规范引用。 是否取得必要的版权许可。 图片、音频和视频是否完成隐私处理。 伦理审批是否允许公开相关材料。 知情同意范围是否支持材料发布。 文件格式是否符合期刊要求。 文件体积是否满足系统限制。 图片、公式和表格是否显示正常。 音频和视频是否能够正常播放。 数据和代码文件是否能够正常打开。 外部链接是否必要且稳定。 是否避免使用临时网盘链接替代附件。 文稿与补充材料是否为同一版本。 投稿系统中的文件类型是否选择正确。 投稿信是否按要求说明补充材料。 通讯作者是否完成最终复核。 数据负责人是否确认材料准确。 相关作者是否知晓材料公开范围。 改投后是否重新核查期刊要求。 正文修改后是否同步更新附件。 是否保存源文件、上传文件和系统回执。 结语

补充材料提交前需要准备的内容，不只是若干附加图表和数据文件，还包括最终论文版本、原始资料、分析记录、变量说明、代码运行文档、研究工具、版权许可、伦理依据、匿名版本和期刊技术要求。

研究价值决定材料是否有必要提交，问题清晰度要求正文与附件建立准确对应，资料可得性保证数据、代码和图表能够追溯，方法可行性要求文件能够正常读取和使用，创新空间要求附加分析得到正确定位，成果边界则要求材料符合隐私、伦理、版权和公开范围。

作者应从研究实施阶段开始保存材料，而不是等到投稿前临时寻找文件、复制旧版本或打包软件输出。只有正文、数据、分析、附件和投稿系统保持同一版本，补充材料才真正具备可复核性。

准备充分能够减少文件缺失、编号混乱、数据冲突、代码泄密、版权争议和隐私风险，但不能保证论文进入外审或最终录用。投稿结果仍取决于研究问题、数据质量、方法合理性、期刊范围、编辑判断和同行评议。

涉及文件类型、数量、大小、编号、命名、匿名处理、数据公开和版权要求时，应以目标期刊官网、作者指南、正式投稿系统、相关数据库和所在单位最新政策为准。

合规论文辅导可以帮助作者整理补充材料清单、检查正文与附件的一致性、核对技术格式和公开边界，但不能代写论文、编造数据、伪造分析、篡改图片、隐藏不利结果或提供未经授权的材料，也不能作出“包过”或“保证录用”等承诺。补充材料的真实性、完整性、合法性和公开范围，应由真实参与研究的作者团队共同确认。